2.    Double Opt-In bei Anmeldung zur Mailingliste
Warum solltest du die Bestätigung einer Einwilligung zum Newsletter im Double-Opt-In-Verfahren einholen und wie funktioniert das?

Du solltest jederzeit nachweisen können, dass dir die Einwilligung eines Empfängers zum Versand deines Newsletters an seine E-Mailadresse wirksam erteilt wurde. Wenn die Einwilligungen von dir online eingeholt werden, ist das Mittel der Wahl, um diesen Nachweis erbringen zu können, das Double-Opt-In – Verfahren (DOI).

Von den Gerichten wird anerkannt, dass ein korrekt durchgeführtes und dokumentiertes DOI dazu geeignet ist, um auch beweisen zu können, dass der Empfänger mit dem Besteller deines Newsletters identisch ist. Wenn du allein auf die Anmeldung vertraust (Single-Opt-In), kannst du dies nicht nachweisen. Einen solchen Beweis brauchst du z.B. immer dann, wenn der Empfänger behauptet, dass er dir keine Einwilligung für Werbung per E-Mail erteilt habe.

Das DOI besteht im ersten Schritt aus der Erklärung der Einwilligung und im zweiten aus der Bestätigung, dass die im Anmeldeformular angegebene E-Mail-Adresse tatsächlich dem Versand der E-Mails genutzt werden darf. Im ersten Schritt trägt der Empfänger seine Daten in das Anmeldeformular ein, setzt das Häkchen in der Checkbox zur Einwilligung und klickt auf den Senden-Button. Im zweiten Schritt erhält er dann aus dem System eine Bestätigungs-E-Mail an die von ihm im Anmeldeformular angegebene E-Mail-Adresse. Mit dem Klick auf den entsprechenden Link in der Bestätigungs-E-Mail bestätigt er also, dass die Einwilligung tatsächlich für die angegebene E-Mail-Adresse gelten soll. Erst nach dieser Bestätigung bzw. doppelten Einwilligung, wird seine E-Mail-Adresse in deinen E-Mail-Verteiler aufgenommen.

Da du erst nach erfolgreichem DOI sicher davon ausgehen kannst, dass du Werbung an die genannte E-Mail-Adresse schicken darfst, sollte die Bestätigungs-Mail insbesondere noch keine Werbung für Waren oder Angebote enthalten. Das System sollte so eingerichtet werden, dass eine wirksame Einwilligung über den Link in der Bestätigungs-E-Mail nur innerhalb weniger Tage erteilt werden kann. Wenn der Empfänger seine Anmeldung über den Link in der Bestätigungs-Mail nicht bestätigt, solltest du auch nicht mit einer weiteren E-Mail nachfragen, ob der Empfänger nicht doch noch bestätigen möchte.

Textbeispiel für eine Bestätigungs-Mail (ausführlich):
"Sehr geehrte Nutzerin / Sehr geehrter Nutzer, auf unserer Seite http://www.example.com haben wir soeben (Datum, Uhrzeit) eine Bestellung für unseren Newsletter mit Angabe Ihrer E-Mail-Adresse erhalten. Wenn Sie von der X GmbH in wöchentlichen Abständen Informationenrund um das Thema E-Mailmarketing per E-Mail erhalten möchten und hierzu unseren Newsletter bestellt haben, bestätigen Sie Ihre Bestellung bitte durch Klick auf den untenstehenden Link. Erst danach werden Sie in unseren Newsletter-Verteiler aufgenommen. Sie können sich jederzeit für die Zukunft von unserem Newsletter abmelden, indem Sie z.B. eine E-Mail an abmeldung@example.com senden oder den in jedem Newsletter enthaltenen Abmeldelink anklicken. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns erhalten Sie HIER [Link zur Datenschutzerklärung].

Bitte bestätigen Sie Ihre Newsletteranmeldung durch Klick auf den folgenden Link: http://www.example.com/bestätigungslink

Sollte die genannte Bestellung unseres Newsletters nicht von Ihnen stammen, bitten wir Sie diese Mail zu ignorieren."

Das DOI ohne die entsprechende, ausführliche Dokumentation ist allerdings als Beweis wertlos. Die Dokumentation sollte enthalten
•    den konkreten Einwilligungstext und das Layout der Seite, auf der die Einwilligung eingeholt wurde,
•    Datum und Uhrzeit der Anmeldung, IP-Adresse des Anmeldenden,
•    Datum, Uhrzeit, Empfangsadresse und Inhalt der Bestätigungs-E-Mail,
•    Datum und Uhrzeit des Klicks auf den Bestätigungs-Link sowie die IP-Adresse des Bestätigenden.

Wenn du danach noch eine spätere Abmeldung von deinem Newsletter über den Abmeldelink, per E-Mail oder auf andere Weise in deine Versand- und Sperrlisten einpflegst, bist du auf der sicheren Seite, falls doch Beschwerden kommen sollten.