1.    Die richtige Einwilligung
Wie holst du eine wirksame Einwilligung des Nutzers in den Empfang deines E-Mail-Newsletters ein?

Durch das Setzen des Hakens in der Checkbox unter dem Anmeldeformular zu deinem Newslsetter erteilt der – zukünftige - Empfänger dir seine Einwilligung zum Erhalt von Werbung per E-Mail. Erst danach Anschließend übermittelt er dir mit Klick auf den ‚Senden‘-Button seine Daten und erklärt dir gegenüber seine Einwilligung.

Die Voraussetzungen für eine wirksame Einwilligung ergeben sich auch bei der Einwilligung in den Erhalt von Werbung per E-Mail (z.B. dein Newsletter) aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) … und sind regelmäßig Gegenstand der Entscheidungen der Gerichte. Danach soll der Betroffene seine Einwilligung durch eine eindeutige Handlung abgeben (= Haken in der Checkbox), nachdem er ausreichend darüber informiert wurde, was er im konkreten Fall, für den er um seine Einwilligung gebeten wird, tatsächlich zu erwarten hat. Der Inhalt des Textes zur Checkbox muss also geeignet sein, um den Nutzer im geforderten Umfang über die zukünftig an ihn gesandten E-Mails – und die damit zusammenhängende Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten durch dich - zu informieren.

Das wichtigste Schlagwort lautet hier: Transparenz. Für den Empfänger sollte klar erkennbar sein, in was er genau einwilligt. Er muss hier bereits informiert werden, wen er zur Übersendung von E-Mails berechtigt und für was genau geworben werden soll. Die Beschreibung der beworbenen Produkte oder Dienstleistungen darf dabei nicht zu allgemein gehalten werden (z. B. „interessante Angebote“ oder „alle Produkte des genannten Unternehmens“), sondern einen möglichst klaren Rahmen setzen (z. B. „Fashiontrends“, „Finanzprodukte zur Altersvorsorge“). Natürlich darf der Hinweis darauf, dass der Empfänger seine Einwilligung jederzeit widerrufen kann, im Text nicht fehlen. Du solltest im Text auch dann noch einmal einen Link auf deine Datenschutzerklärung haben, selbst wenn du bereits einen Link darauf auf deiner Seite hast.

Beispiel für die Einwilligung zu einem Newsletter ohne Personalisierung:
‚Ich willige in den Erhalt des wöchentlichen Newsletters der X GmbH per E-Mail ein, der mich über ihre aktuellen Angebote im Bereich Fashion informiert. Diese Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch die X GmbH finde ich HIER [LINK zu deiner Datenschutzerklärung].‘

Natürlich kannst du hier kreativer formulieren, aber die Kerninformationen müssen enthalten sein.
Die Einwilligungserklärung zur Checkbox sollte vom restlichen Inhalt in der Gestaltung der Seite immer erkennbar abgehoben sein. Dass mit bereits vorangekreuzten Checkboxen keine wirksame Einwilligung eingeholt werden kann, müsste sich eigentlich inzwischen herumgesprochen haben, ist aber immer noch einer der offensichtlichsten Fehler, die hier gemacht werden.

Der richtige Inhalt des Textes zur Checkbox hängt aber auch immer davon ab, welchen Zweck genau du mit den im Anmeldeformular erhobenen personenbezogenen Daten verfolgst. Wenn du deinen Newsletter entsprechend der Interessen des Nutzers personalisieren möchtest, muss dies auch in der Einwilligungserklärung genannt werden. Über die dahinterstehende Verarbeitung personenbezogener Daten, um den Newsletter personalisieren zu können (z.B. Aufbau eines Nutzungsprofils entsprechend Klick- und/oder Bestellhistorie), muss in der Einwilligungserklärung und/oder der Datenschutzerklärung offen informiert werden. Die Verfolgung der Interaktion des Nutzers durch Tracking zur Personalisierung des Newsletters ist gesondert einwilligungspflichtig (s. dazu Punkt 7 dieses Ratgebers [Link]).
Wenn du auch oder sogar nur für Dritte die Einwilligung in Werbung per E-Mail einholen möchtest, muss dies schon im Einwilligungstext klar erkennbar sein. Die solltest in diesem Fall jeden Dritten, für den die Einwilligung gelten soll, mit dessen Kontaktdaten benennen und informieren, wofür er Werbung übersenden will. Mit einer Formulierung wie „Ich bin damit einverstanden, dass die Z GmbH und Dritte mir per E-Mail weitere interessante Angebote unterbreiten werden.“ kann keine wirksame Einwilligung eingeholt werden. Auch eine zu große Anzahl Dritter kann zu einer unwirksamen Einwilligung führen. Du solltest dich hier auf höchstens 10 Partner beschränken, für die du die Einwilligung einholst.